Koszty eksploatacyjne w budynkach magazynowych – jak naliczać?

Koszty eksploatacyjne wiążą się z użytkowaniem i utrzymaniem wynajmowanej powierzchni. Ujmują one między innymi: konserwację budynku (i powierzchni przynależącej do magazynu), przeglądy techniczne, ubezpieczenie obiektu, podatek od nieruchomości, wywóz nieczystości, ochronę, obciążenia finansowe związane z dbaniem o zieleń wokół budynku, czy dodatkowe koszty sezonowe, jak choćby odśnieżanie dachu. Jak naliczane są koszty eksploatacyjne i jak wynajmujący rozlicza je z najemcą? Opowiadamy!

Stawki za koszty eksploatacyjne naliczane są w formie zaliczki za każdy metr kwadratowy wynajmowanej powierzchni, niezależnie od jej rodzaju (deweloper operuje na jednej stawce, zarówno dla przestrzeni magazynowej, produkcyjnej jak i biurowej). Ich wysokość uzależniona jest od wielkości najmowanej przestrzeni.

Zaliczka a koszty eksploatacyjne

Jak w praktyce naliczane są koszty eksploatacyjne lokalu, wyjaśnia Karolina Galas, odpowiedzialna za integrację wszystkich linii biznesowych CBRE w rejonie Wielkopolski, a także rozwój i prawidłowe funkcjonowanie oddziału firmy w Poznaniu.

„Koszty eksploatacyjne są kalkulowane zaliczkowo i naliczane na dany rok kalendarzowy. Najemca zobowiązany jest do ich uiszczenia, razem z ustaloną stawką za czynsz. Ujmują one wszystkie opłaty dotyczące wynajmowanej przestrzeni oraz powierzchni wspólnych, związanych z parkiem logistycznym. Po zamknięciu roku kalendarzowego właściciel budynku ma obowiązek rozliczenia się z najemcą. Z tego, co pokazuje rynek, najczęściej do końca czerwca kolejnego roku, właściciel przesyła wówczas rozliczenie kosztów eksploatacyjnych do najemcy.”

Wtedy można ustalić, czy wyliczona zaliczka na poczet opłat eksploatacyjnych była zgodna z realnymi kosztami, czy też najemca ma nadpłatę lub niedopłatę. Właściciel wystawia wówczas Najemcy stosowną fakturę korygującą. W przypadku nadpłaty właściciel zwyczajowo umniejsza kwotę bieżących opłat eksploatacyjnych o kwotę nadpłaty. Jeśli okazuje się, że wpłaty dokonywane na rzecz opłat eksploatacyjnych w systemie comiesięcznym, były niewystarczające, wtedy najemca zobowiązany jest do wyrównania wyliczonej niedopłaty.

Czynsz najmu a koszty eksploatacyjne w budynkach klasy A i B

Sposób naliczania opłat eksploatacyjnych różni się, w zależności od klasy budynku,
w którym wynajmujemy powierzchnię. Nasza rozmówczyni podkreśla, że nowe budynki działają według określonego schematu. W przypadku starszych obiektów, niższej klasy, wszystko jest kwestią indywidualnych ustaleń pomiędzy najemcą a wynajmującym.

W magazynach klasy A najemca, poza czynszem, ponosi koszty wynikające z bieżącego zużycia mediów (to koszty własne, rozliczane na podstawie stanu podliczników) oraz omawiane koszty eksploatacyjne. W przypadku budynków klasy B nie mamy takiej standaryzacji. Często deweloperzy w stawce za czynsz ujmują koszty eksploatacyjne.

„Przypuśćmy, że stawka za najem powierzchni w budynku klasy B waha się między
18 a 22 złote za metr kwadratowy [stawki najczęściej podawane są w polskich złotych – przyp. red] i zazwyczaj ujęte są w niej koszty eksploatacyjne lokalu. Należy jednak podkreślić, że nie są one traktowane w takim samym zakresie, jak ma to miejsce w budynkach klasy A. Na przykład deweloper opłaca podatek od nieruchomości i ponosi koszt ubezpieczenia budynku, a najemca zobowiązany jest do samodzielnego opłacenia OC i ubezpieczenia towaru, który przechowuje w hali magazynowej. Tu konstrukcja jest bardzo ruchoma. Często jest też tak, że deweloper pobiera stawkę za czynsz, a dodatkowe opłaty, jak na przykład koszt ochrony, wywozu nieczystości, czy sprzątania terenu scedowane są bezpośrednio na najemcę. Nie ma jednego modelu, jak w wypadku magazynów klasy A. To jest indywidualne podejście właściciela” – tłumaczy Karolina Galas.

Koszty eksploatacyjne w magazynie – rozliczenie z deweloperem w praktyce

Standard najmu budynków klasy A ma ujednoliconą politykę. W terminie, który określa umowa, najemca otrzymuje fakturę na ustaloną wcześniej kwotę za czynsz najmu oraz koszty eksploatacyjne.

W przypadku budynków klasy B, jeśli nie wszystkie koszty eksploatacyjne zostały ujęte w stawce czynszu, mechanizm działa tak samo.

Dobrze wiedzieć

Termin, w jakim najemca będzie otrzymywać faktury, jest kwestią indywidualnych ustaleń z deweloperem. Najczęściej jest to faktura przelewowa, z terminem płatności do 14 dni od dnia dostarczenia faktury.

Koszty eksploatacyjne w umowie najmu – na co zwrócić szczególną uwagę?

Najemca, przed podpisaniem umowy najmu nieruchomości magazynowej, powinien dokładnie zapoznać się z zakresem opłat eksploatacyjnych, które są skalkulowane w formie zaliczki. Mimo obowiązujących standardów i przyjętych norm każdy deweloper może podchodzić do nich w inny sposób i oczekiwać od najemcy poniesienia dodatkowych kosztów.

„Trzeba być czujnym, bo praktyka pokazuje, że brak precyzyjnego określenia, co wchodzi w skład opłat eksploatacyjnych, może prowadzić do nieporozumień na linii najemca-wynajmujący. Należy sprawdzić, czy pewne koszty faktycznie powinny być po stronie najemcy. To wymaga analizy prawnej i najlepiej wsparcia sprawdzonej agencji. Ekspert szybko zweryfikuje, czy opłata ujęta w kosztach eksploatacji kwalifikuje się do ujęcia
w kosztach wspólnych” – mówi specjalistka CBRE. Brak precyzji może nas sporo kosztować. I to dosłownie!

Niedoprecyzowane koszty eksploatacyjne w umowie – przykłady

Choć nie należy zakładać złej woli ze strony dewelopera, umowy podpisuje się na złe czasy. Wystarczy doprecyzować zapisy dotyczące kosztów eksploatacyjnych, by uniknąć pogorszenia relacji biznesowej. Karolina Galas z CBRE wyjaśnia, że o niezrozumienie wcale nie jest tak trudno. Na co należy zwrócić szczególną uwagę?

„Trzeba uważać między innymi na kwestie marketingowe. Należy doprecyzować, czy elementy reklamowe, jak banery, mające stać się częściowo kosztem najemcy, znajdują się w obrębie działki, na której został zbudowany park logistyczny. Kiedy billboard stoi w znaczącej odległości od najmowanego terenu, rodzi się pytanie, czy faktycznie jest to zasadne. Podobnie jest w przypadku kosztów zakupu i instalacji określonych ozdób sezonowych, którymi też mogą zostać obciążeni najemcy. To warto uściślić i zapisać zakres tak, by nie pozostawiać furtki do nieporozumień” – tłumaczy Karolina Galas.

Jeśli nie chcemy, by przysłowiowe bombki okazały się prawdziwą bombą dla firmowego budżetu najemcy, warto przeanalizować wszystkie zapisy umowy i odpowiednio je doprecyzowywać. Jeśli nie masz przekonania, że zakres dla opłat eksploatacyjnych jest właściwie skonstruowany, chętnie doradzimy Ci w tym projekcie.